TUGAS MAKALAH

PENGANTAR BISNIS INFORMATIKA

Mata Kuliah Pengantar Bisnis Informatika

 

 

Disusun Oleh:

-          Renaldy Prasetyo (55417047)

 

2IA18

TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS GUNADARMA

2022

REGULASI PENGADAAN BARANG DAN JASA

1. Pengertian Pengadaan

    Pada dasarnya, pengadaan adalah proses kegiatan pemenuhan kebutuhan. Menurut KBBI, pengadaan berasal dari kata “ada” dan ditambahkan awalan pe- dan akhiran -an sehingga mempunyai arti “Pengadaan adalah proses menjadikan sesuatu yang tadinya tidak ada menjadi ada”. Serta juga dibahas dalam KBBI, bahwa Pengadaan barang dan jasa berarti tawaran untuk mengajukan harga serta memborong pekerjaan atas penyediaan barang dan/jasa.

    Secara umum pengadaan barang dan jasa merupakan suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa. Pengadaan barang dan jasa sendiri dapat dibagi menjadi dua, yakni pengadaan barang dan jasa pada sektor pemerintah serta pengadaan barang dan jasa swasta atau perusahaan.

1. Pengadaaan barang dan jasa pada sektor pemerintahan terbilang sulit, karena pembiayaannya berkaitan erat dengan APBN/APBD sehingga segala proses yang terjadi harus dapat dipertanggungjawabkan dengan sejelas-jelasnya.
2. Pengadaan barang dan jasa pada sektor swasta atau perusahaan, prosesnya tidak serumit pada pengadaan barang dan jasa pemerintah. Pada pengadaan di sektor swasta, aturan-aturan pengadaan barang dan jasa cenderung mengacu pada kebijakan instansi atau perusahaan masing-masing.

2. Tujuan Pengadaan

    Kegiatan pengadaan barang atau jasa bertujuan untuk menghasilkan barang ataupun jasa yang berkualitas dan wajar yang bisa diukur dari berbagai macam segi seperti biaya, jumlah penyediaan dan lokasi.Pengaturan kegiatan pengadaan barang dan jasa oleh pemerintah harus memperhatikan asas manfaat sebesar besarnya dari uang yang dikeluarkan atau memiliki value of money yang tinggi sehingga bisa memberikan barang atau jasa yang baik dipandang dari segi waktu, biaya, kualitas, jumlah dan lain sebagainya.

    Dengan prinsip seperti ini, diharapkan pemerintah bisa mendapatkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik, harga termurah, pengadaan paling cepat, keberadaan barang paling mudah dijangkau dan berasal dari penyedia barang dan jasa yang bonafit dan lain sebagainya.

3. Fungsi Pengadaan

    Bagian Pengadaan Barang dan Jasa menyelenggarakan fungsi :

1. pelaksanaan perumusan kebijakan di bidang pelayanan dan pembinaan pengadaan barang/jasa;
2. pelaksanaan pembinaan teknis di bidang pelayanan administrasi pengadaan barang/jasa;
3. pengkoordinasian penyusunan rencana umum pengadaan barang/jasa;
4. pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang pelayanan dan pembinaan pengadaan barang/jasa;
5. pelaksanaan layanan pengadaan barang/jasa pemerintah secara Elektronik (LPSE)
6. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Asisten

4. Peran Pengadaan

     Menurut (Siahaya, 2016) menyimpulkan bahwa : Pengadaan berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap, apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem) dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari sumber Pengadaan sampai tempat tujuan, sesuai kualitas dan kuantitas, biaya yang optimal dan waktu suplai yang wajar untuk memenuhi kebutuhan Pelanggan (customers) dan Pengguna (user).

5. Strategi Pengadaan

    Strategi pengadaan adalah suatu usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengadaan dalam mendapatkan barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, tepat sumber, dan tepat harga berdasarkan aturan/prosedur, etika, kebijakan dan prinsip pengadaan.

6. Perencanaan Pengadaan

    Perencanaan pengadaan menurut (Siahaya, 2016) adalah proses perumusan langkah dan kegiatan yang meliputi penyusunan perencanaan umum pengadaan dan persiapan pelaksanaan pengadaan. Perencanaan pengadaan dilakukan secara sistematis, terpadu, terarah dan berkelanjutan.

7. Penyelengaraan Pengadaan

    Menurut (Siahaya, 2016) menyimpulkan bahwa : Penyelenggaraan Pengadaan adalah serangkaian kegiatan pelaksanaan pengadaan sejak perencanaan sampai dengan selesai kegiatan. Penyelenggaraan pengadaan dilaksanakan berdasarkan prinsip, tujuan, strategi, kebijakan dan target pengadaan, untuk memperoleh hasil dan manfaat yang sebesar-besarnya bagi lembaga, peningkatan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat.

8. Proses Pengadaan

    Menurut (Siahaya, 2016) Proses pengadaan meliputi kegiatan:

1. Penetapan target, strategi dan perencanaan pengadaan
2. Penentuan sumber pengadaan dan evaluasi kondisi pasar (market evaluation)
3. Penentuan metode pemilihan penyedia
4. Penentuan harga perkiraan sendiri
5. Penentuan jenis dan cara evaluasi penawaran
6. Penentuan jenis kontrak
7. Pembuatan kontrak
8. Monitoring dan pengawasaan pekerjaan
9. Serah terima hasil pekerjaan
10. Evaluasi Kinerja

9. Regulasi Project Cost Management

    Project Cost Manajement atau biasa disebut denganmanajemenbiaya adalah sebuah metode yang menggunakanteknologi untukmengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hiduppenuhproyek tingkat perusahaan. Project Cost Manajemenmeliputibeberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakupkontrolpekerjaan memperkirakan, pengumpulan datalapangan,penjadwalan, akuntansi dan desain.

    

    Tahapan Project Cost Management (PMBOK):

• Resource Planning (Perencanaan Sumber Daya)
  Pada tahap awal perencanaan proyek, sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek perlu didefinisikan terlebih dahulu. WBS (Work Breakdown Structure) dan pengalaman dari proyek sejenis dapat digunakan untuk menentukan sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh proyek. Pada tahap ini juga dilakukan pengelolaan keuangan proyek, dimana tim proyek akan menetapkan kebijakan apa yang harus dipatuhi, prosedur perusahaan apa yang relevan, dan mempersiapkan dokumentasi untuk perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian uang saat mengalir mengalir masuk atau keluar dari proyek tersebut.

• Cost estimating (Estimasi Biaya)
  Beberapa metode estimasi biaya dapat diterapkan untuk memprediksi biaya yang dikeluarkan dalam aktivitas proyek. Pilihan metodenya sendiri tergantung pada tingkat informasi yang ada. Melakukan perkiraan dengan menggunakan biaya dari proyek sebelumnya yang sejenis dapat dijadikan dasar untuk proyek saat ini. Pilihan lainnya adalah menggunakan model parametrik dimana karakteristik proyek diwakili secara matematis. Perkiraan dapat disempurnakan ketika mendapatkan informasi yang lebih banyak ketika proyek berlangsung. Pada akhirnya tahap ini akan menghasilkan estimasi biaya unit yang terperinci dengan akurasi tinggi.

• Cost budgeting (Penganggaran Biaya)
  Estimasi biaya bersama penjadwalan proyek akan menjadi input untuk penganggaran biaya. Anggaran tersebut akan memberikan gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek. Perkiraan biaya menentukan biaya setiap aktivitas kerja, sedangkan penganggaran mengalokasikan biaya selama periode waktu ketika biaya akan dikeluarkan. Garis besar biaya adalah anggaran waktu bertahap yang telah disetujui yang digunakan sebagai titik awal untuk mengukur kemajuan kinerja aktual.

• Cost control (Pengendalian Biaya)
  Pengendalian biaya berkaitan dengan pengukuran variabel dari dasar biaya dan mengambil tindakan korektif yang efektif untuk mencapai biaya minimum. Prosedur diterapkan untuk memantau pengeluaran dan kinerja terhadap kemajuan sebuah proyek. Semua perubahan pada baseline biaya perlu dicatat dan total biaya akhir yang diharapkan terus diprediksi. Software pengendalian biaya dapat bermanfaat untuk menentukan prosedur pengendalian biaya, melacak dan menyetujui perubahan dan menerapkan analisis. Selanjutnya, pelaporan dapat ditingkatkan dan disederhanakan sehingga memudahkan untuk menginformasikan semua stakeholder yang terlibat dalam proyek.

10. Project Communication management

        Project Communication Management termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan.

Project Communication Management memiliki 3 bagian utama yaitu:

1. Plan Communication Management

2. Manage Communication 

3. Control Communication 

11. Project Risk Management

      Project risk management diperlukan untuk meminimalkan dampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek yang meliputi:

1.Human resource planning: mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasikan peran dan tanggung jawab masing-masing.

2.Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

3.Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerja sama tim untuk meningkatkan kinerja proyek.

4.Mengelola project team dengan mengoordinasi dan memonitor kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek. 

    

DAFTAR PUSTAKA

https://www.academia.edu/9256222/STRATEGI_PENGADAAN_BARANG_JASA_PEMERINTAH#:~:text=Strategi%20pengadaan%20adalah%20suatu%20usaha,etika%2C%20kebijakan%20dan%20prinsip%20pengadaan.

https://eprocurement-indonesia.com/pengertian-pengadaan-barang-dan-jasa/

https://www.sekolahpengadaan.id/pengadaan-barang-dan-jasa/#:~:text=Kegiatan%20pengadaan%20barang%20atau%20jasa%20bertujuan%20untuk%20menghasilkan%20barang%20ataupun,biaya%2C%20jumlah%20penyediaan%20dan%20lokasi.

https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/249585/File_10-BAB-2-pdf.pdf

https://www.dictio.id/t/apa-saja-langkah-atau-proses-dalam-project-cost-management-pada-metode-pmbok/20903/2